第一、查看場地的時候,就需要和酒店銷售經(jīng)理,溝通清楚,酒店除了會場還會提供哪些支持,比如音響、燈光、屏幕、演講臺等等是否可以提供。
第二、根據(jù)會場面積及參會預(yù)估人數(shù),請酒店畫出臺型,根據(jù)臺型,后續(xù)可規(guī)劃座位順序。
第三、需要進一步確認會議桌布顏色、會議椅子顏色,以及如果有晚宴,晚宴桌布顏色等。
第四、是否提供VIP休息室,方便重要嘉賓提前到場,進行休息。
第五、是否有臨時儲存間,方便會議前一天,搬運存放會議物資,比如禮品、手提袋、會議物品等。
第六、網(wǎng)絡(luò)情況,如果會議需要直播,或者現(xiàn)場連線,需要詢問酒店是否有寬帶,以及帶寬大小。
第七、酒店給到的布展時間是什么時候,方便及時告知會議公司進行布展,布展時間最好要充足,布展完后,最好建議有彩排。
第八、付款情況,了解酒店會場預(yù)定付款情況及餐標情況。