答謝會(huì)活動(dòng)策劃作為維護(hù)客情關(guān)系,保持與員工或新老客戶深度合作的溝通方式,一直是企業(yè)非常重視和建設(shè)的渠道,在舉辦一場(chǎng)答謝會(huì)活動(dòng)策劃之前,企業(yè)需要準(zhǔn)備哪些事項(xiàng)呢?
一、會(huì)場(chǎng)布置的方案
首先是答謝會(huì)活動(dòng)策劃的選址,場(chǎng)地可選擇離主辦方距離較近的酒店宴會(huì)廳作為本次活動(dòng)的主辦場(chǎng);其次制作會(huì)場(chǎng)的效果圖與主辦方確認(rèn)并布置,設(shè)計(jì)需要遵循答謝會(huì)活動(dòng)的氛圍和切合主辦方想突出的主題:具體分為三點(diǎn),第一點(diǎn),現(xiàn)場(chǎng)所有設(shè)施、設(shè)備的安裝與搭建工作;第二點(diǎn),橫幅/背景板的噴繪制作(從簽到區(qū)域,到引導(dǎo)區(qū)域,再到活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng));第三點(diǎn),人員配置現(xiàn)場(chǎng)禮賓、安保服務(wù)工作。
二、確定答謝會(huì)策劃的細(xì)節(jié)
1、確定答謝會(huì)活動(dòng)人數(shù)和聯(lián)絡(luò)方式,準(zhǔn)備邀請(qǐng)函進(jìn)行要邀約(可通過郵件、電話、短信)
2、在簽到處備好簽到表和筆以便出席人員簽到
3、現(xiàn)場(chǎng)桌椅擺放、道具及資料擺放,橫幅懸掛、指引牌是否到位
4、檢查電腦、投影設(shè)備、影像設(shè)備及所需道具是否就緒,如需頒獎(jiǎng)提前準(zhǔn)備禮儀服、獎(jiǎng)盤、錦旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等
5、餐飲準(zhǔn)備,采購暖場(chǎng)小吃及茶點(diǎn),確定答謝會(huì)活動(dòng)的菜譜
6、答謝會(huì)活動(dòng)資料的準(zhǔn)備,文字、圖片、音樂等準(zhǔn)備工作
7、確定主持人的人選,以掌控答謝會(huì)活動(dòng)進(jìn)度及氣氛的負(fù)責(zé)人等
三、活動(dòng)流程
1、結(jié)構(gòu):對(duì)于答謝會(huì)活動(dòng)策劃的流程,通常是:開場(chǎng)、演講、用餐、演出、互動(dòng)、抽獎(jiǎng)、結(jié)尾等幾個(gè)主要部分組成。而最關(guān)鍵的并不是我出席者們是不是了解這個(gè)流程,而是對(duì)于這些基本流程,我們應(yīng)該如何去合理搭配,它們的使用各自占有多少的分量,它們分別能夠?qū)φ麍?chǎng)活動(dòng)做出什么樣的貢獻(xiàn)。
2、思路:作為答謝會(huì)活動(dòng)策劃和主辦方,我們就需要每年通過不同的流程設(shè)計(jì)、內(nèi)容填充、環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)、亮點(diǎn)創(chuàng)意等各個(gè)方面進(jìn)行構(gòu)思,使每一場(chǎng)答謝會(huì)都盡顯熱烈和融洽,同時(shí)又能給所有出席人員驚喜,使之顯得與眾不同。
3、答謝會(huì)活動(dòng)框架:主持開場(chǎng)、領(lǐng)導(dǎo)致詞、互動(dòng)環(huán)節(jié)、來賓用餐、中場(chǎng)演出、助興表演、獎(jiǎng)品頒發(fā)。